Чтобы оплатить мелкие расходы, такие как канцелярия, командировочные расходы, ГСМ от имени организации сотруднику нужна некоторая сумма выданная в подотчет.

сумма выданная в подотчет Ведь несмотря на то что сегодня предприятия всё чаще оплачивают свои расходы в безналичном порядке, часть мелких трат, им все равно приходится оплачивать за наличные.

Оправдан ли такой подход к оплате расходов или нет, каждый субъект предпринимательства решает сам.

Для бухгалтера же самое важное — это грамотное оформление хозяйственной операции.

Давайте теперь посмотрим, как работает эта операция пошагово.

Кто такие подотчетные лица

Лицо, которому поручается оплата расходов (направленное в командировку) от имени организации  или ИП (индивидуального предприятия) становится подотчетным лицом.

Им может стать любой работник, который работает по трудовому или гражданско-правовому договору.

Что такое сумма выданная в подотчет

Сумма, выданная в подотчет – это подотчетная сумма. Она может быть выдана подотчетному лицу в кассе предприятия или перечислена на его банковскую карточку.

Обратите внимание! Положение ЦБР от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций» распространило обязанность ведение кассовых операций и на индивидуальных предпринимателей. Оно унифицировало порядок оформления отношений между работодателем и подотчетными лицами организаций и индивидуальных предпринимателей. Теперь он един для всех!

 

Как оформить выдачу деньги под отчет

Для того чтобы получить подотчетную сумму сотруднику необходимо написать заявление. Унифицированная форма этого заявление не утверждена, поэтому каждое предприятие или ИП должно самостоятельно разработать его форму и утвердить её в приказе об учетной политике.

В заявлении необходимо указать:

  • требуемую сумму,
  • цели, на которые она выдаётся,
  • срок, на который выдаётся эта сумма,
  • дату написания заявления.

Сотрудник подписывает это заявление у директора и передаёт его в бухгалтерию.

Получив заявление, бухгалтер проверяет правильность заполнения заявления, сверяет содержащие там подписи и проверяет наличие задолженности сотрудника по ранее выданным суммам и выписывает расходный кассовый ордер (КО-2) на требуемую сумму (либо перечисляет её на карту сотрудника).

Итак, здесь мы видим 2 главных условия, позволяющих сотруднику получить новую сумму в подотчет:

  1. наличие подписанного заявления,
  2. отсутствие у него задолженности по ранее полученным суммам.

Получив расходный кассовый ордер кассир, проверяет его, сверяет паспортные данные подотчетника и выдаёт ему требуемую сумму.

Оформите авансовый отчет

В истечении 3 дней после срока, на который были выданы деньги или по возвращении из командировки, подотчетник обязан отчитаться об их использовании.

Иными словами, он должен составить авансовый отчет установленной формы (АО-1) и приложить к нему подлинники документов, подтверждающих расходы.

Получив авансовый отчет, бухгалтер (а в его отсутствии – руководитель) сверяет:

  • своевременность представления отчета,
  • правильность всех указанных сумм,
  • целесообразность расходов,
  • наличие подтверждающих документов и наличие на них всех необходимых реквизитов, расшифровок, подписей и т. д.

И только после этого подписывает отчет и делает необходимые бухгалтерские проводки.

Сроки проверки авансового отчета и его утверждения устанавливаются руководителем в положении о внутреннем документообороте.

После утверждения авансового отчета, бухгалтер сможет вывести сальдо расчетов с сотрудником.

Сотрудник потратил больше, чем получил под отчет

Если при проверке отчета выяснится, что кроме сумм выданных в подотчет сотрудник потратил и собственные деньги, то сумма перерасхода выплачивается ему по расходному кассовому ордеру (КО-2).

Если выданная сумма не была полностью израсходована

Все неизрасходованные за установленный срок деньги должны быть возвращены в кассу организации или ИП по приходному кассовому ордеру (КО-1) в установленный срок.

В противном случае, невозвращенная сумма удерживается из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса.

Однако сделать это можно только:

  • в течении 1 месяца после истечения срока установленного для возврата денег,
  • при условии, что сотрудник не возражает против этого удержания.

При невыполнении хотя бы одного из этих условий  деньги можно вернуть только через суд.

Сумма удержания не может превышать 20% от заработной платы, выдаваемой на руки.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Сайт размещается на хостинге Спринтхост